Organiser Une Soirée
Préparée par les étudiants du MASTER en cours d'année scolaire, l'organisation
de la soirée d'anciens est une
véritable gestion de projet qui pourrait faire partie intégrante de la
formation.
A titre indicatif, voici quelques conseils pour en faciliter l'organisation.
- Choisir le moment
- Première chose à faire
- En fonction des impératifs scolaires de la promo
- Date : avant les départs en stage, mais au moins un mois à l'avance
- Heure : en soirée de préférence
- Préparer et envoyer les invitations
- Etre très "pro" et bien exposer le pourquoi de la soirée (pas "on va faire la fête")
- Etape urgente : les envoyer dès que la date de la soirée est connue
- Faire un texte pour les profs, un autre pour les anciens
- Demander si la personne viendra et si oui avec qui
- Indiquer une date limite pour la réponse, en fonction des exigences logistiques
(en particulier la restauration)
- Demander de faire passer l'invitation car la base de données des anciens peut être
encore incomplète (pour avoir la liste, voir la page Contacter
les Anciens)
- Si possible donner des indications pour se rendre à la salle
- Obtenir un financement
- S'adresser à l'équipe enseignante (typiquement H.Baguenier) ou aux entreprises
susceptibles d'être intéressées par un mécenat ou un parrainage (voir avec P.Rocher) ;
considérer l'option de faire participer financièrement les invités
- Réaliser un budget carré Recettes / Dépenses ; Recettes : bourses, parrainages,
"entrées" ; Dépenses : Location de la salle, restauration et boissons, dépenses annexes
(photocopies pour posters ou invitations, produits d'entretien pour la salle, couverts,
nappes...) ; les recettes doivent correspondrent aux dépenses
- Prévoir un budget assez large : il y a toujours des dépenses de dernière minute.
- Réserver une salle
- Choisir une salle facilement accessible en transport en commun et en voiture
- Faire l'état des lieux, se renseigner s'il faudra faire le ménage (si oui avec quoi?)
- Se renseigner pour l'assurance (que se passe-t-il s'il y a de la casse? une assurance
couvre-t-elle cela?)
- Préparer la restauration
- Estimer le nombre de personnes qui seront présentes (étudiants actuels, anciens,
profs, compagnes et compagnons...)
- Déterminer le type de restauration (cocktail, dîner à table, buffet...)
- Commander chez un traiteur (ex. Auchan) ; Attention, les traiteurs demandent en
général un délai d'une semaine au moins pour la préparation des commandes (d'où la
nécessité d'avoir les réponses aux invitations quelques jours avant la soirée)
- Ne pas oublier la boisson, y compris non alcoolisée (jus de fruit, soda, eau...
pour l'alcool, prévoir "soft", ex. mousseux, vin...)
- Prévoir des voitures et des bras pour récupérer les plats le jour de la soirée
- Préparer la salle
- Préparer la salle en avance (nappes, couverts, posters, restauration...) ; Ne pas
hésiter à afficher l'adresse du site web (dessepe.online.fr)
- Prévoir un préposé à la sono (baffles et ampli, CD / MP3)
- Pourquoi pas un préposé aux photos? (appareil numérique)
- Prévoir des bras pour ranger et nettoyer la salle
- Pendant la soirée
- Inviter un ou deux profs à faire un discours (il serait bon de les prévenir avant)
- Rester "pro" pour ne pas se griller (ce n'est pas une "drunk-party"!!)
- Remercier ceux qui se sont déplacés
- Remercier ceux qui ont aidé à financer
- Après la soirée
- Si possible, renvoyer un mail de remerciement à tout le monde, y compris à ceux
qui ne sont pas venus (comme ça la prochaine fois ils viendront!)
- Remercier absolument les financeurs, en leur envoyant un petit compte-rendu
- S'il y a des photos, les mettre sur le site (pour cela contacter l'administrateur),
ce serait cool!
Notez que souvent, les personnes qui ont participé aux soirées précédentes attendent les suivantes
avec impatience! Il faut donc prendre au sérieux cette démarche qui est l'unique
lien officiel entre les différentes générations d'étudiants. En particulier les promos
sortantes attendent beaucoup de cette soirée.
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